Zatrudnianie pracowników w formie telepracy

OPINIA PRAWNA

I. Podstawa zlecenia:

Opinia prawna przygotowana w ramach wewnętrznych prac Kancelarii.

II. Cel opinii:

Celem opinii jest przedstawienie podstawowych zagadnień związanych z  regulacją prawną zatrudnienia pracowników w formie telepracy.

III. Podstawa prawna opinii:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. tekst jednolity Dz.U. 98.21.94, zm.: Dz.U. 98.113.717, zm.: Dz.U. 98.106.668, zm. Dz.U. 99.99.1152, zm. Dz.U. 00.19.239, zm. Dz.U. 00.43.489, zm. Dz.U. 00.107.1127, zm. Dz.U. 00.120.1268, zm. Dz.U. 01.28.301, zm. Dz.U. 01.52.538, zm. Dz.U. 01.99.1075, zm. Dz.U. 01.128.1405, zm. Dz.U. 01.154.1805, zm. Dz.U. 01.11.84, zm. Dz.U. 01.111.1194, zm. wyn. z Dz.U. 02.196.1660, zm. Dz.U. 02.135.1146, zm. Dz.U. 01.123.1354, zm. Dz.U. 02.135.1146, zm. Dz.U. 02.199.1673, zm. Dz.U. 02.200.1679, zm. Dz.U. 03.166.1608, zm. Dz.U. 03.213.2081, zm. Dz.U. 01.128.1405, zm. Dz.U. 02.135.1146, zm. Dz.U. 03.213.2081, zm. Dz.U. 04.96.959, zm. Dz.U. 04.99.1001, zm. Dz.U. 04.120.1252, zm. Dz.U. 04.240.2407, zm. Dz.U. 05.10.71, zm. wyn. z Dz.U. 05.68.610, zm. Dz.U. 05.86.732, zm. Dz.U. 05.167.1398 zm. Dz.U.06.104.708, zm. Dz.U. 06.133.935, zm. Dz.U. 06.104.711 zm. Dz.U. 06.217.1587, zm. Dz.U. 06.221.1615, zm. Dz.U. 07.64.426, zm. Dz.U. 07.89.589, zm. Dz.U. 07.181.1288, zm. Dz.U. 07.176.1239, zm. wyn. z Dz.U. 07.225.1672.

IV. Analiza merytoryczna:

1. Podstawowe informacje na temat instytucji telepracy

Zatrudnianie pracowników w formie telepracy zostało wprowadzone do polskiego prawa poprzez dodanie rozdziału IIb do działu drugiego kodeksu pracy. Zmiany te weszły w życie 16 października 2007 roku i regulują podstawowe zagadnienia związane z nową instytucją w polskim prawie, jaką jest telepraca.
Przepisy zawarte w tym rozdziale koncentrują się na odrębnościach świadczenia pracy w tej formie, dotyczących przede wszystkim miejsca i sposobu wykonywania pracy przez telepracownika, wprowadzania tej formy organizacji pracy oraz specyficznych praw i obowiązków telepracownika i pracodawcy. W zakresie nieuregulowanym w  nowym rozdziale do wykonywania pracy w formie telepracy znajdą zastosowanie pozostałe przepisy kodeksu pracy. W szczególności będą to przepisy dotyczące stosunku pracy, regulujące m.in. rodzaje umów o pracę (na czas określony, nie określony, na czas wykonania określonej pracy, na czas zastępowania innego pracownika, na czas próbny), formę i treść zawieranej umowy pracę, czy też kwestie związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Jako inny przykład przepisów, które należy stosować w stosunku do zatrudniania pracowników w tej formie można wskazać regulacje odnoszą się do wynagrodzenia, czasu pracy czy też obowiązków pracodawcy i  pracownika. Wszystkie te przepisy należy stosować przy uwzględnieniu rozwiązań zawartych w rozdziale IIb kodeksu pracy, o czym będzie mowa dalej.

A. Kodeksowe pojęcie telepracy. Środki komunikacji elektronicznej.

Telepracę definiuje się jako pracę wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, z  wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 675 § 1 kodeksu pracy).

Środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w  szczególności poczty elektronicznej (art. 2 pkt 5 ustawy z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Dz. U. z 2002 roku, nr 144 poz. 1204 z późn. zm.). Do takich środków zaliczamy więc w  szczególności: pocztę elektroniczną, rozwiązania oparte na Internecie (grupy dyskusyjne, chat), telefony komórkowe, pagery.

B. Pojęcie telepracownika. Przekazywanie wyników pracy przez telepracownika.

Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych wyżej i  przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownik wykonuje pracę z  wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, które są wykorzystywane do przydzielania pracy, do kontaktowania się telepracownika zarówno z pracodawcą, jak i z klientami czy kontrahentami. Środki komunikacji elektronicznej służą także do przekazywania wyników pracy, jednak prawo dopuszcza taką sytuację, w  której wyniki te będą przekazywanie w inny sposób.

C.    Cechy charakterystyczne dla telepracy.

Podstawową właściwość telepracy jest wykonywanie jej regularnie poza zakładem pracy. Oznacza to, iż zdecydowanie większą część czasu pracy telepracownik świadczy pracę poza zakładem pracy. Miejscem, w którym telepracownik będzie świadczył pracę może być przykładowo jego mieszkanie, siedziba klienta, a także każdy inny obiekt lub pomieszczenie, zlokalizowane w miejscu oddalonym od miejsca położenia zakładu pracy, odpowiednio wyposażone i przystosowane do wykonywania pracy w tej formie.

Wykonując pracę poza zakładem pracy, telepracownik nie traci prawa do przebywania na terenie zakładu pracy. Zgodnie z art. 6716 kodeksu pracy pracodawca umożliwia telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i  urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

W przypadku świadczenia pracy w formie telepracy nieco inaczej w porównaniu do klasycznej umowy o pracy rysuje się kwestia podporządkowania telepracownika pracodawcy, co łączy się ze specyfiką tej formy zatrudnienia. Telepracownik w dużym stopniu może we własnym zakresie decydować o czasie, miejscu i sposobie wykonywania pracy. Z istoty telepracy wynikać będzie także osłabienie bieżącego kierownictwa i kontroli nad wykonywaniem przez telepracownika jego obowiązków.

2. Wprowadzanie telepracy u pracodawcy

A. Określenie warunków stosowania telepracy u danego pracodawcy.

Pracodawca, chcąc wykorzystać tę formę zatrudnienia, musi określić warunki jej stosowania:
- w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, z którymi pracodawca uzgadnia jego treść, jeżeli u pracodawcy działają organizacje związkowe,

- w regulaminie – w przypadku braku uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, ale przy uwzględnieniu wspólnie ustalonych zagadnień (art. 676 § 3 kodeksu pracy ¹) lub w przypadku braku działania organizacji związkowych u danego pracodawcy – po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

B. Ustalenia między pracodawcą a telepracownikiem.

Uzgodnienie między pracodawcą a potencjalnym telepracownikiem, że praca będzie wykonywana w warunkach telepracy może nastąpić przy zawieraniu umowy o  pracę albo w trakcie zatrudnienia. W obu przypadkach musi to nastąpić dobrowolnie. Ani pracodawca, ani potencjalny lub już zatrudniony pracownik nie może zmusić drugiej strony do zawarcia takiej umowy.

W związku z nowelizacją kodeksu pracy w omawianym zakresie w art. 4 ust. 5  w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. Dz. U. z  2008 roku, nr 14, poz. 1992) wprowadzono zmiany, w wyniku których zaliczenie do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie wyklucza możliwości zatrudnienia takiej osoby w formie telepracy u pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej.

a. Zawarcie umowy o wykonywanie pracy w formie telepracy z nowym pracownikiem.

W takiej sytuacji w umowie - oprócz elementów klasycznej umowy o pracę - dodatkowo określa się warunki wykonywania pracy, charakterystyczne dla telepracy, takie jak sposób przekazywania wyników pracy, ustalenie formy kontaktów między telepracownikiem a pracodawcą czy też ustalenie kwestii związanych ze sprzętem, którego telepracownik będzie używał do wykonywania pracy (677 § 2 kodeksu pracy).

Ponadto obowiązkowa informacja o warunkach zatrudnienia przekazywana każdemu nowemu pracownikowi powinna zawierać, oprócz elementów wymaganych przy zawieraniu każdej umowy o pracę, także określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika oraz wskazanie osoby lub organu, dokonujących czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy (art. 67¹⁰ § 1 kodeksu pracy).

b. Przejście na telepracę w trakcie zatrudnienia.

Może to nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik został zatrudniony na podstawie klasycznego stosunku pracy, a następnie zgłasza inicjatywę zmiany sposobu wykonywania pracy bądź wyraża zgodę na taką zmianę -  jeżeli z taką inicjatywą występuje pracodawca. Pracodawca w miarę możliwości powinien uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy, ale nie jest to jego obowiązkiem. Niedopuszczalne jest powierzenie dotychczasowemu pracownikowi wykonywania pracy w tej formie na podstawie przepisu dopuszczającego możliwość czasowego powierzenia innej pracy (67⁷ § 3 i 4 kodeksu pracy).

C. Zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy.

a. w przypadku pracownika przechodzącego na telepracę w trakcie zatrudnienia.

Przepisy dotyczące telepracy przewidują możliwość zaprzestania jej wykonywania w  przypadkach, gdy pracownik przeszedł na telepracę w trakcie zatrudnienia. W takim wypadku w ciągu trzech miesięcy od podjęcia pracy w  formie telepracy każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o  zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (art. 67⁸ § 1 kodeksu pracy). Wniosek taki jest wiążący, co oznacza, że druga strona nie może go nie uwzględnić. Strony wspólnie ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Jeżeli telepracownik zwróci się do pracodawcy z takim wnioskiem z uchybieniem trzymiesięcznego terminu, pracodawca powinien taki wniosek w miarę możliwości uwzględnić. Natomiast jeśli pracodawca złoży wniosek po upływie terminu, wówczas przywrócenie przez niego poprzednich warunków wykonywania pracy może nastąpić na zasadach określonych w art. 42 § 1-3 kodeksu pracy czyli w  trybie wypowiedzenia warunków pracy i płacy.

Zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy w wyniku złożenia w terminie przez telepracownika wniosku o przywróceniu poprzednich warunków pracy, a także brak zgody pracownika na zawarcie porozumienia w przedmiocie wykonywania pracy w formie telepracy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę (art. 67⁹ § 1 kodeksu pracy).

b. w przypadku nowo zatrudnionego telepracownika.

W innej sytuacji znajdzie się nowo zatrudniony telepracownik, który będzie chciał przejść na klasyczny sposób zatrudnienia. Na ogólnych zasadach dotyczących zmiany umowy o pracę będzie on mógł złożyć pracodawcy propozycję zmiany warunków pracy na mocy porozumienia stron. Również złożenie takiej propozycji przez pracodawcę będzie, oprócz wypowiedzenia warunków pracy i płacy, jest jedyną drogą do tego, aby zmienić umowę z  nowo zatrudnionym telepracownikiem tak, aby ten świadczył pracę w klasycznej formie.

3. Pozostałe prawa i obowiązki stron

W przypadku telepracy zarówno do telepracownika, jak i do pracodawcy stosuje się przepisy ogólne przepisy o prawach i obowiązkach stron stosunku pracy, ujęte w dziale IV kodeksu pracy, np. związane z zakazem konkurencji. W związku ze specyfiką pracy w formie telepracy, podmiotom tym zostały przyznane dodatkowe prawa i obowiązki niezbędne do efektywnego wykonywania telepracy.

W przypadku pracodawcy jest to:

1. Rozszerzenie obowiązku wynikającego z art. 29 § 3 kodeksu pracy (obowiązkowa pisemna informacja o warunkach zatrudnienia przekazywana każdemu nowemu pracownikowi) o określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika (art. 67¹⁰ § 1 pkt 1 kodeksu pracy) oraz wskazania osoby lub organu odpowiedzialnego za współpracę z  telepracownikiem i jego kontrolę (art. 67¹⁰ § 1 pkt 2 kodeksu pracy),

2. Obowiązek dostarczenia sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy, jego ubezpieczenia, zainstalowania, serwisowania, eksploatowania i  konserwowania, zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w  zakresie obsługi sprzętu (art. 67¹¹ § 1 kodeksu pracy), jednak telepracownik może zawrzeć z pracodawcą umowę, na mocy której telepraca będzie wykonywana za pomocą sprzętu i materiałów dostarczonych przez telepracownika, stanowiących jego własność, o ile spełniają one wymagania określone w zasadach i przepisach BHP  (art. 67¹¹ § 2 kodeksu pracy).  Umowa taka powinna przewidywać także zasady ich ubezpieczenia i wykorzystania, strony powinny też ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego, jaki za ich udostępnianie będzie otrzymywał telepracownik. Ekwiwalent jest objęty zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 roku, nr 14, poz. 176 z późn. zm.), który stanowi, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

3. Obowiązek określenia zasad ochrony przekazywanych danych, niezbędne instruktaże i szkolenie w tym zakresie (art. 67¹² § 1 kodeksu pracy),

4. Obowiązek określenia zasad porozumiewania się z pracownikiem (w tym określenie sposobu potwierdzania obecności na stanowisku pracy) oraz przekazania informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się (art. 67¹¹ § 2 pkt 2 i art. 67¹³ kodeksu pracy),

5. Obowiązek realizacji zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, jednak przepisy zwalniają pracodawcę z obowiązku dbałości o bezpieczny i  higieniczny stan pomieszczeń, w których wykonywana jest telepraca oraz z  obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczonosanitarnych, a  także zwalniają go z obowiązku zapewniania odpowiednich obiektów i  pomieszczeń pracy, o ile telepracownik wykonuje pracę w pomieszczeniach domowych (art. 67¹⁷ kodeksu pracy).

6. W związku z  wymienionym w punkcie powyżej obowiązkiem nowe przepisy przyznały pracodawcy uprawnienie do przeprowadzenia kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeżeli praca wykonywana jest w domu telepracownika, można ją przeprowadzić jedynie za uprzednią zgodą wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość (art. 67¹⁴ § 2 pkt 3 kodeksu pracy). Pierwszą kontrolę w  zakresie bhp pracodawca jest zobligowany przeprowadzić, na wniosek telepracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy (art. 67¹⁴ § 4 kodeksu pracy),

7. Prawo sprawowania kontroli wykonywania pracy i warunków wykonywania pracy w miejscu wykonywania pracy oraz przeprowadzenia kontroli w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji, w obu przypadkach za uprzednią zgodą w przypadku kontroli w domu pracownika i  w określonej, dostosowanej do miejsca wykonywania i rodzaju pracy formie (art. 67¹¹ § 2 pkt 3 i art. 67¹⁴ § 3 kodeksu pracy),

8. Obowiązek zapewnienia równego traktowania w zatrudnieniu i niedyskryminowania telepracownika (art. 67¹⁵ kodeksu pracy), przy uwzględnieniu odrębności związanych z warunkami wykonywania  pracy w tej formie.

Pozostałe obowiązki i prawa telepracownika:

1. Obowiązek udostępnienia przez telepracownika pracodawcy jego domu lub mieszkania na potrzeby zorganizowania i utworzenia stanowiska czy pomieszczenia telepracy, szczególnie w zakresie koniecznym do instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji sprzętu, jeżeli pracownik zdecyduje się na pracę w biurze domowym, a także na potrzeby kontroli wykonywania pracy oraz dbałości o sprzęt i BHP (art. 67¹¹, art. 67¹⁴ i art. 67¹⁷ kodeksu pracy),

2. Obowiązek poddania się przez telepracownika kontroli pracodawcy dotyczącej wykonywania pracy i warunków jej wykonywania w biurze domowym, jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę lub poprosi o to pracodawcę (art. 67¹⁴ § 2 i 4 kodeksu pracy),

3. Prawo  do prowadzenia kontroli wykonywania pracy i warunków jej wykonywania w  biurze domowym w sposób nienaruszający prywatności pracownika i jego rodziny oraz w sposób nieutrudniający korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem, jedynie za zgodą lub na prośbę pracownika (art. 67¹⁴ § 3 kodeksu pracy).

V. Wnioski opinii:

Ustawa z 24.8.2007 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw usankcjonowała istnienie telepracy w polskim systemie prawa pracy jako formy zatrudniania pracowników. Telepraca jest nie tylko zmianą miejsca wykonywania pracy, ale także zmianą sposobu organizacji i  wykonywania zadań składających się na świadczenie pracy, charakteryzującą się dużą elastycznością, przy jednoczesnym zapewnieniu stronom tak określonego stosunku pracy szeregu praw i obowiązków wynikających z klasycznej umowy o pracę.

Wprowadzenie do polskiego prawa pracy takiej regulacji, ma w założeniu ułatwić pracodawcy i  potencjalnemu telepracownikowi podjęcie świadomej decyzji co do wyboru takiej formy zatrudnienia poprzez ustawowe określenie podstawowych zagadnień z nią związanych. Jednak zbyt krótki czas obowiązywania nowej regulacji nie pozwala jeszcze na stwierdzenie, czy rozwiązania te sprawdzą się w praktyce.



Opinię tę wydałem z całą sumiennością i starannością, kierując się swoją najlepszą wiedzą.

(adwokat Tomasz Guzek) 

Przypisy: 

¹ „Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia, zgodnie z § 1  i 2, pracodawca określa warunki stosowania telepracy w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w  toku uzgadniania porozumienia”.

Materiał archiwalny oparty o przepisy prawa obowiązujące w dniu jego sporządzenia. Adwokacka Spółka Partnerska Grzybkowski Guzek Jackowski nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystywane treści.