Zasady organizowania zbiórek publicznych

Zbiórki publiczne uregulowane są w ustawie z dnia 15 marca 1933 r. o zbiórkach publicznych, Dz.U.33.22.162 oraz w akcie wykonawczym do tej ustawy – rozporządzeniu Ministra Spraw wewnętrznych i Administracji z dnia 6 listopada 2003 r. w sprawie sposobów przeprowadzania zbiórek publicznych oraz zakresu kontroli nad tymi zbiórkami, Dz.U.03.199.1947

I.
pozwolenie na zbiórki

Wszelkie publiczne zbieranie ofiar w gotówce lub naturze na pewien z góry określony cel wymaga uprzedniego pozwolenia władzy.

a) kto udziela
Pozwoleń na przeprowadzenie zbiórki udzielają, na wniosek zainteresowanego:
- wójt, burmistrz (prezydent miasta) - jeżeli zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze gminy lub jego części,
- starosta - jeżeli zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze powiatu lub jego części obejmującej więcej niż jedną gminę,
- marszałek województwa - jeżeli zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze województwa lub jego części obejmującej więcej niż jeden powiat,
- minister właściwy do spraw wewnętrznych - jeżeli zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze obejmującym więcej niż jedno województwo.

W przypadku, gdy zebrane ofiary mają być zużyte za granicą, pozwolenia udziela także minister właściwy do spraw wewnętrznych, ale po otrzymaniu zgody ministra właściwego do spraw zagranicznych i  ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

b) forma
Pozwolenie wydawane jest w formie decyzji administracyjnej. Postępowanie o wydanie pozwolenia zostaje wszczęte z chwilą złożenia wniosku o wydanie pozwolenia. W jego toku organ bada czy wnioskujący spełnia wszystkie warunki, wzywa do uzupełnienia wniosku lub do wyjaśnienia wątpliwości.

c) kto może składać wniosek
Pozwolenie na zbiórkę publiczną może być udzielone jedynie:
- stowarzyszeniom
- innym organizacjom, posiadającym osobowość prawną,
- komitetom, organizowanym dla przeprowadzenia określonego celu.

Cel zbiórki określony we wniosku, powinien być zgodny ze statutem stowarzyszenia lub organizacji, bądź z aktem organizacyjnym komitetu.

d) warunki wydania pozwolenia
Pierwszym warunkiem wydania pozwolenia jest, aby cel zbiórki nie był przeciwny prawu oraz aby był godny poparcia, z punktu widzenia interesu publicznego. Takimi celami są np. cele: religijne, państwowe, oświatowe, zdrowotne, kulturalno-społeczne i  społeczno-opiekuńcze.
Natomiast zbiórki publiczne, urządzane w interesie osobistym, są zabronione.

We wniosku należy także określić czas, w którym zbiórka ma być przeprowadzona, formę zbiórki (do puszek, do skarbon stacjonarnych), formę zbieranych ofiar (pieniężne, rzeczowe, inne) oraz sposoby przeznaczenia zebranych środków

II.
gdzie prowadzimy zbiórkę

a) gdzie można przeprowadzić zbiórkę:
Zbiórki publiczne mogą być prowadzone:
- na wolnym powietrzu
- wewnątrz pomieszczeń,
- w obiektach publicznych lub prywatnych - za zgodą właścicieli tych obiektów.

b) gdzie nie można prowadzić zbiórki
Zbiórek publicznych nie przeprowadza się:
- w urzędach administracji publicznej,
- na terenie szkół i placówek oświatowych, na terenach
- w obiektach pozostających w zarządzie Ministra Obrony Narodowej lub ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych albo Ministra Obrony Narodowej.

III.
puszki i skarbony

a) do czego prowadzimy zbiórkę
Zbiórkę prowadzimy do:
- puszek kwestarskich (takie, które trzymamy w ręce)
- skarbon stacjonarnych (stoją w danym miejscu i nie są przenoszone)

b) zabezpieczenie
Puszki kwestarskie oraz skarbony stacjonarne muszą być:
- zabezpieczone
- ponumerowane
- zaopatrzone w nazwę przeprowadzającego zbiórkę publiczną oraz jego adres

Zabezpieczamy je tak, aby ich otwarcie i wyjęcie zawartości było niemożliwe bez widocznego naruszenia zabezpieczenia.

c) otwarcie puszek i skarbon
Przy otwarciu skarbon stacjonarnych i przeliczaniu zebranych ofiar muszą być obecne co najmniej dwie osoby. Osoby te powinny posiadać upoważnienie do otwarcia i przeliczenia od organizatora zbiórki.

Otwieranie puszek kwestarskich i przeliczanie zebranych ofiar również wymaga obecności co najmniej dwóch osób, które posiadają upoważnienia od organizatora zbiórki. Musi być także obecna osoba kwestująca.

IV.
cegiełki wartościowe

Na każdej cegiełce wartościowej sprzedawanej w ramach zbiórki publicznej koniecznie należy umieścić:
- nazwę przeprowadzającego zbiórkę (organizatora),
- adres przeprowadzającego zbiórkę (organizatora),
- kolejny numer cegiełki,
- cenę cegiełki.
Można, ale nie trzeba, zamieścić też informację o celu zbiórki.

Cegiełki wartościowe są drukami ścisłego zarachowania. Dlatego powinny być sporządzone w sposób uniemożliwiający ich podrobienie.

V.
legitymacje

Osoby przeprowadzające zbiórkę publiczną muszą posiadać legitymacje. Każda legitymacja powinna zawierać:
- numer kolejny,
- nazwę przeprowadzającego zbiórkę (organizatora),
- adres przeprowadzającego zbiórkę (organizatora),
- cel zbiórki publicznej,
- nazwę organu, który udzielił pozwolenia,
- numer i datę wydanego pozwolenia,
- fotografię osoby przeprowadzającej zbiórkę publiczną,
- imię, nazwisko i adres osoby przeprowadzającej zbiórkę publiczną,
- określenie terminu ważności legitymacji,
- podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przeprowadzającego zbiórkę publiczną,
- pieczęć instytucji prowadzącej zbiórkę.

Legitymacja osoby małoletniej (osoba do lat 18) powinna zawierać ponadto (poza wszystkimi danymi wskazanymi powyżej): również imię i nazwisko osoby pełnoletniej, odrębnie upoważnionej do nadzoru nad małoletnim.

VI.
ogłaszanie wyników zbiórki

a) powiadomienie organu
O wynik zbiórki (tj. zebranej łącznie kwocie) oraz jej przeznaczeniu (np. na chorego Jasia, na dzieci chore na białaczkę itd.) organizator zbiórki musi powiadomić organ, który wydał pozwolenie na zbiórkę.

b) ogłoszenie w prasie
Tak samo o wyniku zbiórki i jej przeznaczeniu trzeba zamieścić ogłoszenie w  prasie, w terminie 1 miesiąca od zakończenia zbiórki. Ogłoszenie wyników zbiórki publicznej musi zawierać:
- nazwę i siedzibę przeprowadzającego zbiórkę publiczną (organizatora);
- nazwę organu, który wydał pozwolenie oraz datę i numer pozwolenia;
- sumę zebranych ofiar pieniężnych, uwzględniającą ilość i rodzaj zebranych ofiar na poszczególne cele;
- jeżeli zbierano ofiary w naturze (nie pieniądze, ale przedmioty jak żywność, prezenty itd.) - rodzaj i ilość zebranych ofiar;
- wysokość kosztów przeprowadzenia zbiórki publicznej, z dokładnym wymienieniem rodzaju i wysokości poszczególnych wydatków.

Przez określenie prasa rozumiemy publikacje periodyczne, ukazujące się nie rzadziej niż raz do roku, opatrzone stałym tytułem albo nazwą, numerem bieżącym i datą.
Są to min. dzienniki i czasopisma, serwisy agencyjne, stałe przekazy teleksowe, biuletyny, programy radiowe i telewizyjne oraz kroniki filmowe,
Ponadto prasą są także wszelkie istniejące i powstające w  wyniku postępu technicznego środki masowego przekazywania, w tym także rozgłośnie oraz tele- i radiowęzły zakładowe, upowszechniające publikacje periodyczne za pomocą druku, wizji, fonii lub innej techniki rozpowszechniania, czyli np. internet.

c) ogłoszenie w internecie
Jak wskazano powyżej, można zamieścić ogłoszenia o wynikach zbiórki publicznej i sposobie zużytkowania zebranych ofiar na stronach internetowych organizującego zbiórkę. Ogłoszenie takie winno być zamieszczone przez okres przynajmniej 1 miesiąca od momentu zakończenia zbiórki publicznej, aby ofiarodawcy mogli zapoznać się z efektami zbiórki.

VII.
dokumentacja zbiorki

a) tworzenie dokumentacji
Prowadzący zbiórkę jest zobowiązany do dokumentowania prowadzonych zbiórek publicznych. Dokumentacja ma formę rejestru. W rejestrze tym muszą znaleźć się następujące informacje:
- komu (imię, nazwisko, adres, nr dokumentu tożsamości, nr PESEL) i kiedy (data, godzina) zostały wydane puszki kwestarskie, skarbony stacjonarne, przedmioty i cegiełki wartościowe,
- jakie (numery) puszki kwestarskie, skarbony stacjonarne, przedmioty i cegiełki wartościowe zostały wydane tym osobom,
- kiedy przeprowadzona zbiórka publiczna została zakończona (dokładna data),
- sumę zebranych ofiar pieniężnych (dokładna kwota – łącznie z groszami),
- rodzaj i ilość zebranych ofiar w naturze (dokładny opis).

Dane te najlepiej zebrać po każdej zbiórce w formie tabeli. Następnie muszą zostać potwierdzone podpisami osób, które zbiórkę przeprowadzały i które odebrały zebrane ofiary (np. poprzez złożenie podpisu pod tabelą, jeżeli zajmuje ona więcej niż jedną stronę - na każdej stronie, na której się ona znajduje).

Wszelkie usuwanie wpisów, zakrywanie, zamazywanie - jest niedozwolone. Dozwolone są przekreślenia, pod warunkiem, że dają możliwość odczytania przekreślonej treści.
 
b) przechowanie dokumentacji
Przeprowadzający zbiórkę publiczną przechowuje dokumentację przez okres dwóch lat od dnia zakończenia zbiórki.

VIII.
osoby prowadzące zbiórkę

Zbiórki publiczne mogą być przeprowadzane przez:
- członków instytucji, która otrzymała pozwolenie na prowadzenie zbiórki,
- przez członków instytucji, mających cele pokrewne,
- przez osoby, które zostały imiennie zaproszone do prowadzenia zbiórki (najlepiej w sposób pisemny).

Osobami przeprowadzającymi zbiórkę mogą być również:
- dzieci powyżej 16 roku życia (do 18 roku życia),
- inne dzieci, jeżeli przeprowadzają zbiórkę na rzecz organizacji pożytku publicznego, pod nadzorem osób pełnoletnich, pod warunkiem, że te osoby pełnoletnie posiadają odrębne upoważnienie udzielone przez przeprowadzającego zbiórkę, do nadzoru nad danym dzieckiem

Inne osoby niż wymienione powyżej nie mogą prowadzić zbiórki publicznej.

Nadto, osoby organizujące lub przeprowadzające zbiórkę, nie mogą za swe czynności otrzymywać wynagrodzenia.

IX.
sprawozdanie ze zbiórki publicznej

Po zakończeniu zbiórki i przeznaczeniu zebranych ofiar na konkretny cel (cele) należy sporządzić sprawozdanie dla organu, który wydał pozwolenie

a) zawartość sprawozdania obowiązkowa zawsze – w każdym przypadku
W sprawozdaniu muszą się znaleźć:
- nazwa i siedziba przeprowadzającego zbiórkę publiczną,
- nazwa organu wydającego pozwolenie na zbiórkę, data i numer tego pozwolenia,
- suma zebranych ofiar pieniężnych, uwzględniająca ilość i rodzaj zebranych ofiar na poszczególne cele (jeżeli w pozwoleniu wskazanych jest kilka celów),
- rodzaj i ilość zebranych ofiar w naturze,
- wysokość kosztów przeprowadzenia zbiórki publicznej, z dokładnym wymienieniem rodzaju i wysokości poszczególnych wydatków,
- określenie, jakie wydatki i w jakiej wysokości zostały pokryte ze środków pochodzących ze zbiórki publicznej, na poszczególne cele.

Jeżeli zbiórka publiczna prowadzona była w formie zbierania ofiar w naturze, należy podać ilość i rodzaj ofiar przekazanych na każdy z celów wskazanych w pozwoleniu.

b) co jeżeli nie wykorzystamy wszystkich zebranych ofiar
Może zdarzyć się, że organizator zbiórki publicznej nie wykorzysta w okresie trwania zbiórki publicznej wszystkich zebranych ofiar (środków finansowych i darów rzeczonych). Wtedy  powinien poinformować organ o  tych ofiarach (kwotach), które pozostały niewykorzystane oraz o  przewidzianym sposobie i terminie ich wykorzystania. Po wykorzystaniu musi nadesłać dodatkowe informacje o ich wykorzystaniu.

c) czytelne i rzetelne sprawozdanie
Przy sporządzaniu sprawozdania należy pamiętać o jego czytelnym i rzetelnym przygotowaniu. Określenia używane dla określenia tytułu wydatkowania środków winny być precyzyjne - nie należy używać terminów wieloznacznych, zwłaszcza bez ich uprzedniego wyjaśnienia. Organ będzie czytał sprawozdanie i  je weryfikował. Wszelkie niejasności i wątpliwości będą wyjaśniane pisemnie. Konieczne wówczas będzie uzupełnianie sprawozdania.
Nadto należy pamiętać – wszystkie niejasne, nieczytelne albo nierzetelne sprawozdania mogą stać się przyczyną tego, że podmiot, który przeprowadzał zbiórkę nie otrzyma kolejnego pozwolenia na prowadzenie zbiórek.

d) wskazanie kwot i celów ich przeznaczenia
W prawidłowo sporządzonym sprawozdaniu ze zbiórki publicznej należy wskazać, jaką kwotę pozyskano w każdej z form prowadzenia zbiórki, a  także przedstawić, w jaki sposób realizowano każdy z celów zbiórki, wymienionych w decyzji (opisowo).

e) informacja o formach pozyskiwania środków podczas zbiórki
W treści sprawozdania należy wskazać, w jakich formach pozyskiwano środki podczas zbiórki (ofiary pieniężne, ofiary w naturze, itd.)
Jeżeli nie pozyskiwano środków w danej formie (np. ofiar w naturze) lub nie realizowano danego celu - to w sprawozdaniu należy wpisać o tym wzmiankę, np. poprzez adnotację „nie przeprowadzono zbiórki w tej formie” czy „nie realizowano danego celu zbiórki”.

f) kopia ogłoszenia prasowego
Do sprawozdania załącza się kopię ogłoszenia prasowego o wyniku zbiórki lub informację o zamieszczeniu w internecie (łącznie z wydrukiem strony, na której ją zamieszczono).

g) podpisanie sprawozdania
Sprawozdanie muszą podpisać osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu organizatora zbiórki.
Każdy dokument załączany do sprawozdania, lub je uzupełniający, stanowi integralną część sprawozdania i powinien być, podobnie jak sprawozdanie, prawidłowo podpisany. Przy załączaniu dokumentów będących kserokopiami, należy pamiętać o ich uwierzytelnieniu. Oznacza to podpisanie kopii „za zgodność” przez osobę uprawnioną do reprezentacji organizatora zbiórki.
Jeżeli sprawozdanie nie zostanie podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu organizującego zbiórkę lub nie uwierzytelnimy jego załączników, wówczas dokument ten nie jest sprawozdaniem. Organ potraktuje sytuację tak, jakby sprawozdanie nie zostało złożone wcale. I wyciągnie konsekwencje (np. cofnie pozwolenie na zbiórki albo nie wyda nowego). Nadto może zarządzić dochodzenie w tej sprawie – zbiórka publiczna prowadzona wbrew przepisom stanowi wykroczenie (o czym poniżej).  

h) termin
Podpisane sprawozdanie należy dostarczyć organowi w nieprzekraczalnym terminie 1 miesiąca, liczonego od dnia zakończenia zbiórki.

i) co jeżeli nie przeprowadzono zbiórki
Jeżeli zbiórka publiczna nie została przeprowadzona w ogóle, także należy o  tym poinformować organ, w formie pisemnej. W treści informacji trzeba podać przyczyny, z powodu których nie przeprowadzono zbiórki.

X.
wykroczenia
Prowadzenie zbiórki publicznej niezgodnie z regułami, nieprawidłowe ogłoszenie albo jego brak, nieprawidłowe sprawozdanie, albo jego brak – wiążą się z  konsekwencjami prawnymi – sankcjami karnymi. Przewidzianą karą jest grzywna .

 (Adwokat Tomasz Guzek)

Materiał archiwalny oparty o przepisy prawa obowiązujące w dniu jego sporządzenia. Adwokacka Spółka Partnerska Grzybkowski Guzek Jackowski nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystywane treści.