Jak obliczyć kadencję członków rady nadzorczej w spółce z o.o.?
Poznań, dnia … kwietnia 2007 roku
OPINIA PRAWNA
w sprawie sposobu obliczania kadencji członków rady nadzorczej powołanych
w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
I. Podstawa zlecenia:
Opinia została sporządzona na zlecenie X.
II. Cel opinii:
Celem opinii jest udzielenie odpowiedzi na pytanie klienta dotyczące sposobu obliczania kadencji powołanych w spółce X członków rady nadzorczej.
III. Podstawa prawna opinii:
Ustawa z dnia 15 września 2000 roku - Kodeks spółek handlowych, Dz. U. 00.94.1037, zm. Dz.U. 01.102.11117, zm. Dz.U. 03.49.408, zm. Dz.U. 03.229.2276, zm. Dz.U. 05.132.1118, zm. Dz.U. 05.183.1538, zm. Dz.U. 05.184.1539, zm. Dz.U. 06.133.935,
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz. U. z dnia 19 listopada 1994 r., tekst jednolity Dz.U.02.76.694, zm. Dz.U.03.60.535, zm. Dz.U.03.139.1324. zm. Dz.U.03.60.535, zm. Dz.U.03.124.1152, zm. Dz.U.03.229.2276, Dz.U.2004.96.959, Dz.U.2004.146.1546, Dz.U.2004.145.1535 Dz.U.2004.213.2155, Dz.U.2004.213.2155, Dz.U.2005.10.66, Dz.U.2005.10.66.
IV. Analiza merytoryczna:
Stan faktyczny:
W skład rady nadzorczej spółki X wchodzą osoby, powołane do pełnienia wspomnianej funkcji w dniu 7 listopada 2003 roku. Stosownie do postanowień umowy spółki kadencja członków rady nadzorczej trwa 3 lata.
Niniejsza opinia ma na celu wyjaśnienie wątpliwości w zakresie obliczania momentu, w którym wygaśnie mandat członów organu nadzoru w X.
Rozważania merytoryczne:
A/ Pojęcie kadencji i mandatu
Analiza formalnoprawna przedstawionego zagadnienia wymaga przedstawienia poglądów doktryny w zakresie rozróżnienia pojęć kadencja oraz mandat.
Zgodnie ze stanowiskiem J. Brola i M. Safjana nie ma powiązania pomiędzy mandatem a kadencją, a wygaśnięcie mandatu nie jest równoznaczne z zakończeniem kadencji (uprawnieniem do pełnienia funkcji organu nadzoru). Mandat stanowi sumę obowiązków członka rady, a wygaśniecie mandatu utożsamiane jest przez powołanych autorów z formalnym rozliczeniem członka zarządu (tutaj rady nadzorczej) z wykonywania przez członka rady wykonywanych przez niego obowiązków. W tym kierunku wypowiedział się również Sąd Najwyższy w jednym ze swoich orzeczeń, wskazując, iż „wygaśnięcie mandatów członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie, bilans oraz rachunek zysków i strat za ostatni rok urzędowania (art. 196 kh), nie jest równoznaczne z zakończeniem kadencji tego zarządu.”1
Druga grupa komentatorów utożsamia mandat z pełnieniem funkcji członka organu spółki. Pod pojęciem kadencji rozumieć należy okres, na który członek rady został powołany, a mandat oznacza kompetencję do pełnienia funkcji członka rady nadzorczej. Trwanie mandatu pokrywa się z okresem pełnienia funkcji, zaś wygaśnięcie mandatu, co do zasady jest równoznaczne z zakończeniem kadencji.2 Kodeks spółek handlowych przyjął drugi sposób rozumienia wspomnianych wyżej pojęć. Mianowicie kadencja to okres pełnienia funkcji przez członka zarządu w spółce. Z kolei mandat to umocowanie członka zarządu do pełnienia jego funkcji.
B/ Powołanie na członka organu nadzoru w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Okres, na jaki powołano członka rady nadzorczej (kadencja), może być określony przez przepisy kodeksu spółek handlowych albo też , jeżeli taka jest wola wspólników, przez umowę spółki.
W sytuacji, kiedy wspólnicy w umowie spółki nie postanowią inaczej, zasadą jest, iż kadencja członków rady nadzorczej trwa rok.
Wygaśnięcie mandatu członka rady nadzorczej reguluje art. 218 § 1 ksh. Ustawodawca, w powołanym przepisie wskazał, iż mandaty członków rady nadzorczej powołanych na czas oznaczony, jednego roku, wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka organu nadzoru, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
W umowie spółki dopuszczalne jest jednak wskazanie dłuższej niż rok kadencji rady nadzorczej. Stosownie do treści art. 218 § 2 ksh w przypadku powołania członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej na okres dłuższy niż rok, ich mandaty wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji.
W przypadku powołania członków rady nadzorczej na okres dłuższy niż rok rozważenia wymaga pojęcie ostatniego pełnego roku obrotowego pełnienia tej funkcji.
Z uwagi na istniejące rozbieżności w doktrynie odnośnie określenia momentu, w którym wygasają mandaty członków organu nadzoru z powodu upływu wieloletniej kadencji, rozpatrując przedstawione zagadnienie, należy wykazać się daleko idącą ostrożnością.
C/ Określenie pełnego roku obrotowego
Przepisy Ustawy o rachunkowości w art. 3 ust. 1 pkt. 9 definiują pojęcie roku obrotowego jako rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Rok obrotowy określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę (tutaj spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością).
Rozbieżności komentatorów sprowadzają się do prawidłowego określenia przesłanki pełności, o której mowa w powołanym powyżej przepisie. Z jednej strony podkreśla się, iż przesłanka ta dotyczy wyłącznie ostatniego roku obrotowego pełnienia funkcji, a próby obliczania kadencji począwszy od pierwszego pełnego roku obrotowego, i przedłużenie tego okresu o jeden rok, nie ma podstaw w wyżej wymienionych przepisach ksh.3
Drugie stanowisko wskazuje, iż ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka rady nadzorczej oznacza cały rok kalendarzowy, w którym dany członek rady nadzorczej w sposób nieprzerwany sprawował swą funkcję. Rok, w którym członkowi rady nadzorczej wygasa mandat wskutek odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników i przyjęcia na nim sprawozdania finansowego, nie spełnia zatem wskazanego wymogu. Taki rok nie jest pełnym rokiem pełnienia funkcji członka rady nadzorczej.4
W praktyce komentatorzy reprezentujący drugie stanowisko wskazują, iż mandat członka zarządu (tutaj rady nadzorczej) powołanego np. 2 grudnia 2001 roku na trzyletnią kadencję wygaśnie na zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za 2004 roku, tj. najpóźniej 30 czerwca 2005 roku (przy założeniu oczywiście, iż rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).5 Stanowisko takie potwierdza Ministerstwo Skarbu Państwa, wskazując, „Upływ kadencji nie wpływa automatycznie na wygaśnięcie mandatu. Osoba, której wygasła kadencja może dalej wykonywać swój mandat tj. prowadzić sprawy spółki i reprezentować ją w stosunkach wewnętrznych i zewnętrznych. Wygaśnięcie mandatu takiej osoby nastąpi najpóźniej z dniem odbycia zwyczajnego walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji (tj. najpóźniej o 24.00 tego dnia). Kadencję należy liczyć w latach od daty powołania np. kadencja członka zarządu powołanego 2 grudnia 2001 roku na 3-letnią kadencję upływa w dniu 2 grudnia 2004 roku, mandat natomiast wygaśnie na walnym zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za 2004 rok (ostatni pełny rok obrotowy to 2004)”.6
Reasumując, wskazać należy, iż rozbieżności w doktrynie w sposób znaczny utrudniają precyzyjne i jednoznaczne określenie momentu, w którym wygasa mandat członka zarządu.
Wydaje się, iż słuszne jest stanowisko drugiej grupy komentatorów i w konsekwencji wskazanie, iż w przypadku gdy umowa spółki ustanawia trzyletnią kadencję członków rady nadzorczej, wówczas wygaśnięcie mandatu nastąpi na zgromadzeniu wspólników, zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok pełnienia funkcji.
Zatem w sytuacji powołania członków rady nadzorczej w dniu 7 listopada 2003 roku przyjąć należy, iż mandat tych członków wygaśnie na zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za rok 2006, tj. na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników w 2007 roku.
V. Wnioski opinii:
1. W przypadku powołania rady nadzorczej na okres dłuższy niż rok, mandaty członków rady wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący.
2. Powołanie w dniu 7 listopada 2003 roku na 3-letnią kadencję rady nadzorczej w X oznacza, iż wygaśnięcie mandatu nastąpi przy przyjęciu sprawozdania za 2006 rok, czyli w roku 2007.
Opinię tę wydałem z całą sumiennością i starannością, kierując się swoją najlepszą wiedzą.
/adwokat Tomasz Grzybkowski, adwokat Tomasz Guzek/
Przypisy:
1 Uchwała Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 19 czerwca 1997 roku, III CZP 28/97
2 Szumański [w] Sołtysiński, Szajkowski, Szumański, Szwaja Komentarz do KSH, tom II Warszawa 2002 rok, str. 463
3 Radosław Kwaśnicki (red), Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Warszawa 2005, str. 281, Radosław Kwaśnicki, Michał Ślązak [w] W sprawie określenia momentu wygaśnięcia mandatów członków menedżerskich organów spółek kapitałowych z powodu upływu kadencji, PPH, sierpień 2006, R. Pabis [w] Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Komentarz, Wyd. c.h. Beck 2006, Warszawa, str. 283
4 Szumański [w] Sołtysiński, Szajkowski, Szumański, Szwaja Komentarz do KSH, tom II Warszawa 2002 rok, str. 376, Minister Skarbu Państwa, Wyjaśnienia w sprawie sposobu obliczania kadencji członków organów spółek kapitałowych, DP-MP-079-172/04, MSD/DP/6957/04, A. Kidyba, Zakamycze 2005,Komentarz do kodeksu spółek handlowych K. Kohutek [w] M. Olczyk, A. Rachwał, M. Rusinek, M. Spyra, M. Wyrwiński, Komentarz do ustawy z dnia 12 grudnia 2003 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.03.229.2276).
5 Radosław. Kwaśnicki (red), Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Warszawa 2005, str. 280
6 Minister Skarbu Państwa, Wyjaśnienia w sprawie sposobu obliczania kadencji członków organów spółek kapitałowych, DP-MP-079-172/04, MSD/DP/6957/04, dostępne na stronie www.msp.gov.pl/index_msp.php?dzial=41&id=732&poz=4
Materiał archiwalny oparty o przepisy prawa obowiązujące w dniu jego sporządzenia. Adwokacka Spółka Partnerska Grzybkowski Guzek Jackowski nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystywane treści.