Wdrożenie Dyrektywy o ochronie sygnalistów do polskiego porządku prawnego staje się coraz bardziej realne. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii, tzw. dyrektywa o sygnalistach, nakłada na pracodawców (przedsiębiorców) nowe obowiązki.
Wspomniane obowiązki to m. in. wdrożenie kanałów umożliwiających anonimowe dokonywanie zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów (ang. whistleblower) oraz przyjęcie mechanizmów, które będą zapewniać takim osobom skuteczne środki ochrony przed działaniami odwetowymi. Kraje unijne, w tym Polska, zobowiązane są do przyjęcia odpowiednich regulacji w tym zakresie już w grudniu 2021 r.
Pierwszym krokiem, jaki powinna uczynić każda organizacja przed wdrożeniem przepisów do wewnętrznych procedur, jest przeprowadzenie wewnętrznej analizy i oceny tego jaki będzie najbardziej optymalny sposób wdrożenia i funkcjonowania nowych obowiązków w organizacji. Przeprowadzenie wspomnianej analizy jest konieczne, z uwagi na fakt, iż każda organizacja ma inne ryzyka oraz różne możliwości techniczne i organizacyjne. Potrzeba przeprowadzania wskazanej analizy jest konieczna w celu do odpowiedniego zaprojektowania procedur wewnętrznych i instrumentów służących realizacji postanowień dyrektywy. Ponadto analiza powinna odpowiadać na podstawowe pytania, tj. czy przedsiębiorca posiada dostateczne zasoby i wiedzę do tego, aby móc przyjmować i rozpatrywać napływające od sygnalistów zgłoszenia naruszeń.
Kogo dotyczy Dyrektywa i od kiedy?
Dyrektywa dotyczy wszystkich pracodawców i nakłada na nich obowiązki związane z zapewnieniem kanałów wewnętrznych zgłoszeń oraz ochroną osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty – ang. Whistleblower). Przepisy dotyczą pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, niezależnie od tego, czy jest to sfera publiczna czy prywatna. Dla pracodawców zatrudniających 250 i więcej pracowników datą obowiązywania przepisów będzie 17 grudnia 2021 r. Natomiast dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników konieczność wdrożenia obowiązków może być przesunięta do 17 grudnia 2023 r.
Najważniejsze obowiązki pracodawców, wynikające z Dyrektywy:
1. utworzenie wewnętrznych, poufnych i bezpiecznych kanałów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów oraz poinformowanie o nich pracowników i partnerów biznesowych,
2. wskazanie osób odpowiedzialnych za weryfikację zgłaszanych naruszeń,
3. podejmowanie działań wyjaśniających oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnych, zarówno o przyjęciu zgłoszenia, jak i o podjętych w związku z nim działaniach,
4. udostępnienie pracownikom i partnerom biznesowym informacji na temat wewnętrznych oraz zewnętrznych możliwości zgłaszania naruszeń.
5. prowadzenie rejestru zgłoszeń (Dyrektywa określa zasady jego prowadzenia),
6. zapewnienie ochrony sygnalistom.
Odbiór sygnalisty w organizacji
Bardzo istotny jest aspekt edukacyjny i budowanie w pracownikach przekonania, że sygnalizowanie problemów nie jest „skarżeniem", lecz wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania całej struktury organizacji. Warto podkreślać, że zgłoszenie wewnętrzne jest dla organizacji lepszym rozwiązaniem niż zgłoszenie zewnętrzne pochodzące od osoby spoza organizacji, ponieważ zgłoszenie zewnętrzne zawsze wiąże się z ryzykiem wyciągnięcia konsekwencji przez organ.
W związku z powyższym poza aspektem stricte prawnym, ważnym działaniem dla każdej organizacji bez względu na jej wielkość jest wypracowanie takiej kultury i atmosfery wewnątrz struktur, która pozwoli na zapewnienie realnych środków i instrumentów ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowymi, których mogą się obawiać. Wydaje się, iż jest to najważniejszy aspekt wdrożenia Dyrektywy o sygnalistach w każdej organizacji po to aby stworzone procedury mogły efektywnie funkcjonować. Ponadto ważne jest patrząc w perspektywie długofalowej uświadamianie każdej osobie w organizacji, iż zmiany, zainicjowane przez zgłoszenia „sygnalistów”, mogą wpłynąć na lepsze i sprawniejsze funkcjonowanie organizacji oraz przełożyć się pozytywnie na sytuację. pracowników.
Opracowała: Beata Zalewska
Prawnik/IOD/Certyfikowany Compliance Officer (nr wpisu na listę PKiW 8910)